RAPAT KERJA PENGURUS RAYON PMII FAKULTAS TARBIYAH INSTITUT ISLAM NAHDLATUL ULAMA (INISNU) JEPARA PERIODE 2012-2013

Oleh: Ahmad Saefudin (Ketua Bidang Internal PC PMII Jepara)

(Disusun Untuk Panduan  Raker Pengurus Rayon PMII Fakultas Tarbiyah Institut Islam Nahdlatul Ulama (INISNU) Jepara Periode 2012-2013 pada hari Rabu, 16 Mei 2012 di rumah Sahabati Indah Kecapi Tahunan Jepara)

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Ketika penulis mencoba browsing di internet untuk mencari definisi raker sebagai ikhtiar menulis paper sederhana ini supaya terkesan memenuhi standar ilmiah, ternyata hasilnya nihil. Padahal, istilah ini sudah sangat familiar, terutama bagi mereka yang bergelut dalam dunia organisasi. Entah karena keterbatasan referensi, minimnya mediasi intelektual tentang diskursus raker perspektif epistemologis, atau memang belum ada pakar yang mengulas terminologi raker sebagai panduan teoritis, faktanya, entitas modul panduan raker semakin mendesak untuk diformulasikan. Sebab, “rapat kerja” selalu menjadi ritual setiap institusi dalam merencanakan program organisasi yang mengarah pada visi kolektif.
Meskipun demikian, bukan alasan untuk tidak meneruskan coretan ini, karena selain hasrat pribadi yang begitu kuat, juga elan eksternal yang mendorong penulis untuk membingkai konsepsi raker menjadi satu gagasan yang utuh sehingga (harapannya) patut dijadikan sebagai acuan awal bagi siapapun yang akan melaksanakan rutinitas “rapat kerja”.
Dari tahun ke tahun, sepanjang penulis mengarungi kiprahnya dalam gerakan mahasiswa, terdapat berbagai metodologi raker. Variasi sistematika penyampaian dari fasilitator, berragamnya alokasi waktu, serta kemampuan human resources yang berbeda-beda di setiap periode struktur kepengurusan, juga menjadi tantangan tersendiri guna memodulasikan tahapan-tahapan raker.
Oleh karena itu, catatan ini -meskipun murni dari pengalaman-, semoga saja menambah wacana dalam ruang pikir setiap insan pergerakan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian Raker?
2. Bagaimana tahapan Raker?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui definisi Raker.
2. Untuk mengetahui tahapan-tahapan Raker.

BAB II
RAPAT KERJA PENGURUS RAYON PMII FAKULTAS TARBIYAH INSTITUT ISLAM NAHDLATUL ULAMA (INISNU) JEPARA
PERIODE 2012-2013

A. Pengertian Raker
Raker sebagai kependekan dari Rapat Kerja terbentuk dari dua kata dasar yaitu “rapat” dan “kerja”. Rapat diartikan sebagai pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu. Nomina lain yang semakna ialah “sidang” atau “majelis”. Adapun istilah “kerja” identik dengan kegiatan melakukan sesuatu; yang dilakukan (diperbuat).
Dari pengertian di atas, dapat ditarik benang merah bahwa Rapat Kerja ialah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan kegiatan yang akan dilakukan.
Di PMII, rapat kerja mempunyai istilah khusus karena hanya dilaksanakan pada awal periode kepengurusan. Tujuan pokok raker dalam PMII ialah merumuskan program kerja yang terarah, terukur, sesuai dengan kemampuan pengurus serta berdasarkan kebutuhan anggota/kader sebagai target sasaran program.
Adapun tujuan lain ialah:
a. Merekatkan hubungan emosional antar pengurus.
b. Mengenali karakteristik masing-masing individu yang tergabung dalam kepengurusan.
c. Mendiagnosa kekuatan dan kelemahan organisasi.
d. Membaca peluang dan ancaman organisasi dari stakeholders eksternal.
e. Menganalisa peristiwa-peristiwa penting yang berkaitan dengan perjalanan organisasi.
f. Menganalisis akar permasalahan yang telah, sedang, dan akan dihadapi organisasi.
g. Menentukan visi-misi organisasi.
h. Merencanakan program kegiatan mulai dari jenis/nama program, orientasi program, sasaran program, metode dan waktu pelaksanaan program, indikator keberhasilan program, dana yang dibutuhkan untuk menjalankan program, sampai indikator keberhasilan program.
Inilah yang mungkin membedakan istilah raker di PMII dengan raker di institusi lain yang bisa saja dilaksanakan berkali-kali dalam satu periode kepengurusan dengan menggunakan istilah yang sama.
Perbedaan pemahaman tersebut tidak perlu diperdebatkan terlalu panjang karena secara substantif rapat kerja adalah hal penting dan harus dilakukan secara rutin demi keberhasilan sebuah tugas.
B. Tahapan Raker
Konsepsi yang ditawarkan penulis tentang tahapan raker dalam makalah ini tidak merujuk pada teori yang dikemukakan para ahli, melainkan berpijak pada pengalaman an sich dengan sedikit polesan argumentasi dari beberapa guru intelektual gerakan.
1. Analisa Diri
Tahapan pertama dari raker ialah fase analisa diri. Sudah lazim, ketika kita mengartikan “organisasi” sebagai kumpulan dari beberapa individu untuk mencapai satu tujuan. Karena masing-masing individu sudah terikat “kontrak struktural”, maka mau tidak mau harus berinteraksi dengan individu yang lain demi terlaksanannya program kerja yang telah direncanakan. Melalui tahapan analisa diri inilah, masing-masing individu mempunyai kesempatan untuk lebih mengenal kepribadian patner struktural yang lain baik secara fisik maupun psikis. Metode yang digunakan antara lain mengenali identitas individu masing-masing pengurus, yang mencakup nama, alamat, jabatan (dalam organisasi), hobi, hal yang disukai (fisik dan psikis), hal yang tak disukai (fisik dan psikis), kelebihan dan kekurangan (perspektif individu), kesibukan selain di organisasi (pekerjaan ataupun kesibukan di rumah), harapan di organisasi, kendala di organisasi serta alasan-alasan khusus yang bersifat pribadi mengapa ikut organisasi.
Bisa juga dengan menjawab beberapa pertanyaan seperti: Siapakah Saya? Apa kekuatan dan kelemahan saya? Yang paling berhasil atau mengesankan dalam hidup saya? Mengapa dianggap paling berhasil? Apa yang paling gagal atau menyedihkan dalam hidup? Apa penyebabnya? Apa yang selama ini menjadi masalah dalam hidup saya? Apa tujuan hidup saya? Dan terakhir mencoba mendefinisikan siapa jati diri saya?
Harapannya, setelah fase analisa diri ini selesai, sudah tidak ada lagi rasa canggung, ewuh pakewuh, malu, risi, takut, bahkan tidak mengenal patner kerjanya dalam organisasi. Hal ini penting untuk membangun kedekatan emosional bagi masing-masing “aku” yang ada dalam struktur kepengurusan. Karena, apapun yang dilakukan dalam organisasi, tidak akan pernah lepas dari ke”aku”an alias ego. Dan dalam organisasi pula, kita belajar untuk menanggalkan “ego” kita demi kepentingan kolektif.
Dalam diri kita, meminjam istilah yang dipopulerkan oleh Joseph Luft dan Harrington Ingham, ada empat jendela yang perlu dipahami untuk mengenal karakteristik diri, yang selanjutnya disebut dengan Jendela Johari yaitu:
a. Open area (daerah terbuka).
Open area di sini dimaknai sebagai sebuah daerah (berupa tingkah laku, perasaan dan pikiran) yang sama-sama diketahui baik oleh pribadi kita maupun orang lain. Lastry P menambahkan jika wilayah ini makin melebar, dalam arti kita dapat memahami orang lain dan orang lain dapat memahami diri kita maka akan terjadi komunikasi yang baik. Sebaliknya jika wilayah ini makin mengecil berarti komunikasi kita cenderung makin tertutup.
b. Hidden area (daerah tersembunyi)
Tidak semua sifat dan sikap kita, diketahui orang lain. Ada daerah-daerah tertentu yang tersembunyi sehingga orang lain tidak tahu. Bisa saja karena terlalu banyak hal yang diutarakan kepada orang lain sehingga menutupi daerah (potensi) tersembunyi yang ada dalam diri kita (over disclose), atau sebaliknya, kita terlalu menyembunyikan daerah yang pada hakikatnya harus dikemukakan kepada orang lain agar mereka mengetahui apa yang tersembunyi dalam diri kita (under disclose).
c. Blind Area (daerah buta)
Yakni segala aspek tingkah laku, perasaan dan pikiran diketahui oleh orang lain tapi tidak diketahui/disadari oleh diri sendiri. Jika wilayah ini makin melebar dan mendesak wilayah lain maka akan terjadi kesulitan komunikasi. Oleh karena itu, dengan berorganisasi diharapkan area ini semakin sempit sehingga potensi yang ada dalam diri kita bisa dideteksi orang lain dan mampu dimanfaatkan dengan maksimal.
d. Unknown Area (wilayah tidak diketahui)
Misteri terbesar dalam diri kita berada pada area ini. Karena, selain diri kita tak mengetahui tingkah laku, perasaan dan pikiran yang ada dalam diri, orang lain pun tak mengenalinya.

Bagan Jendela Johari
Open area (daerah terbuka)
Blind Area (daerah buta)

Blind Area (daerah buta) Unknown Area (wilayah tidak diketahui)

2. Analisa Internal dan eksternal Organisasi
Metode yang biasa digunakan ialah analisis SWOT yakni membaca instrumen-instrumen yang sudah dimiliki organisasi seperti kondisi SDM pengurus, dana, fasilitas yang sudah ada dan lain-lain untuk kemudian dilihat kekuatan (strength) dan kelemahannya (weakness). Proses inilah yang sering disebut analisa internal organisasi.
Berikutnya ialah menganalisa eksternal organisasi yakni membaca peluang dan ancaman stakeholders lain yang sudah dan dirasa akan sering bersinggungan dengan aktivitas organisasi yang sedang digeluti (seperti BEM, HMJ, UKM, UKK dll.).

Tabel Analisa Internal Organisasi
FAKTOR STRENGTH (KEKUATAN) WEAKNESS (KELEMAHAN TS (TINDAKAN SETRATEGIS)
Pengurus
 SDM

 Waktu
 Kerjasama
 Komunikasi
 Loyalitas
 Ideologi
 Struktur
 Database
 ……………
Skill variatif
……………
Wacana lemah
Menciptakan forum diskusi
Kader
 SDM
 Fanatisme
 Kuantitas
 …………..
FASILITAS
 Sekretariat
 Komputer
 Printer
 Papan nama
 Alat kebersihan
 Administrasi

Tabel Analisa Eksternal Organisasi
FAKTOR OPPORTUNITIES (PELUANG) THREATS (ANCAMAN) TS (TINDAKAN SETRATEGIS)
PMII
 Komsat Ratu Kalinyamat
 Komsat RA Kartini
 Komsat Ratu Shima
 Rayon Syariah
 Rayon Dakwah
 Rayon Manajemen
 Rayon Akuntansi
 FKJ
 Eling
 FDSD
 ………………
Skill variatif
……………
Wacana lemah
Menciptakan forum diskusi
Organ Intra kampus
 BEM INISNU
 BEM STIENU
 BEM STTDNU
 BEM F Tarbiyah
 BEM F Syariah
 BEM F Dakwah
 UKK ETA
 UKM Wapalhi
 …………..
Birokrasi Kampus
 Rektor
 Dekan
 Dosen
 ………………
Alumni
 SDM
 Fasilitas
 Dana
 Jaringan
 …………….

3. Analisa momen.
Momen atau peristiwa-peristiwa penting yang biasanya menjadi ritual untuk diperingati, secara langsung ataupun tidak akan berpengaruh terhadap perjalanan organisasi. Oleh karena itu, perlu dianalisa dengan harapan peristiwa-peristiwa tersebut mampu untuk disikapi secara dini sehingga tidak mengganggu program kerja organisasi. Momen-momen tersebut diantaranya ialah hari-hari penting nasional, keagamaan, maupun momentum penting dalam internal organisasi seperti perayaan hari jadi, pergantian kepemimpinan dll.

Table Analisa Momen
WAKTU PERISTIWA TS (TINDAKAN SETRATEGIS) METODE
Hari Besar Nasional
 2 Mei

 ………………

Hardiknas

 Mengadakan forum intelektual
 Menyuarakan aspirasi

Diskusi

Aksi jalanan
Hari Besar Keagamaan
 12 Rabiul awal
 ……………….

Maulid Nabi

Refleksi

 Diskusi
 Pengajian
Hari Penting PMII
 Juni

 ………………

Regenerasi Struktural

Konfercab

Delegasi

4. Analisa problem.
Tahapan ini mencoba untuk menganalisa masalah-masalah yang sedang dan mungkin akan dihadapi organisasi hingga ke akar masalahnya, siapa yang diuntungkan, siapa yang dirugikan, dampak dari problem tersebut bagaimana, dan tindakan strategis apa yang bisa dilakukan sebagai solusi alternatif untuk menghadapi masalah tersebut.
Analisa problem berfungsi untuk melengkapi analisa SWOT yang terkadang belum mampu menemukan akar masalah dari sebuah persoalan.

Tabel Analisa Problem
Faktor Masalah Akar
Masalah Analisa masalah Tindakan Setrategis
Yang diuntungkan Yang dirugikan Dampak
Pengurus
 SDM

…………

lemah
 kurang baca
 kurang diskusi
–
 Pengurus
 kader
 analisa tumpul
 miskin ide
Memperbanyak forum diskusi

5. Penentuan visi-misi organisasi
Perumusan visi sebagai tujuan jangka pangjang organisasi dalam bahasan kali ini diletakkan pada tahap akhir. Ada juga yang yang memposisikan tahapan penentuan visi-misi sebelum berbagai proses analisa dilakukan. Semua tergantung perspektif fasilitator dalam menggunakan alur raker.
Visi bisa diambil dari keyword orientasi program kerja yang telah terrumuskan. Sedangkan misi ialah teknis bagaimana untuk mencapai visi. Analogi sederhananya, jika kita ingin menuju lantai atas (visi), maka kita membutuhkan tangga untuk mencapainya (misi).
Sebagai acuan, pengurus menelaah kembali berbagai rekomendasi yang dirumuskan dalam forum RTAR (Rapat Tahunan Anggota Rayon).
6. Perumusan program kerja
Setelah melewati berbagai tahapan di atas, berarti program kerja sudah mulai bisa dirumuskan sebagai jawaban dari problematika organisasi yang telah dibahas sebelumnya. Tentunya dengan tetap mengacu pada hasil berbagai analisa yang telah dilakukan.
Perumusan tersebut meliputi bentuk program, orientasi, sasaran, indikator, materi program, pemateri, metode yang digunakan, dana, waktu pelaksanaan, penanggung jawab program, dan indikator keberhasilan program.
Tabel Program Kerja
No PROGJA ORIENTASI TARGET MATERI METODE DANA WAKTU PJ INDIKATOR
1 Komunitas Ngopi Mediasi intelektual Pengurus Kaderisasi Diskusi informal Rp. 50.000,- Juni Biro Kaderisasi Ideologisasi terbangun

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dalam bab ini, penulis akan menyimpulkan beberapa hal penting, yaitu:
1. Rapat Kerja ialah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan kegiatan yang akan dilakukan. Di PMII, rapat kerja mempunyai istilah khusus karena hanya dilaksanakan pada awal periode kepengurusan. Tujuan pokok raker dalam PMII ialah merumuskan program kerja yang terarah, terukur, sesuai dengan kemampuan pengurus serta berdasarkan kebutuhan anggota/kader sebagai target sasaran program.
2. Tahapan raker yaitu:
a. Analisa diri
b. Analisa internal-eksternal organisasi
c. Analisa momen
d. Analisa problem
e. Penentuan visi-misi organisasi
f. Perumusan program kerja
B. Saran
Bagi fasilitator hendaknya:
1. Menyiapkan materi tertulis agar bisa dijadikan panduan peserta.
2. Menyiapkan ice breaking sebagai pemecah kebuntuan forum.
3. Menyusupkan nilai-nilai ideologi PMII kepada peserta.
Bagi peserta hendaknya:
1. Mengikuti agenda raker sesuai tahapan yang ditawarkan fasilitator.
2. Tidak meninggalkan forum raker.
3. Melaksanakan hasil rumusan program kerja.
Bagi pengurus:
1. Melakukan evaluasi berkala terhadap program kerja dan internal pengurus.
2. Melakukan kontrol dan pendampingan terhadap program kerja.
3. Tidak bersikap elitis terhadap siapapun (antar pengurus dan atau anggota/kader PMII.
C. Kata Penutup
Demikian makalah kecil yang jauh dari sempurna. Semoga bisa sedikit menjawab kegelisahan aktivis pergerakan yang concern di ranah kaderisasi. Kritik konstruktif terus menerus dinantikan sebagai bahan evaluasi dan progresifitas penulis dalam memperbaiki gagasannya. Tetap semangat! Tangan Terkepal dan Maju ke Muka! Wallahu a’lam bi al shawab!